Moin und herzlichen Glückwunsch zu deinem neuen „NJF-Account“.

Dir stehen nun viele Wege offen, dich mit anderen in unserer Organisation zu verbinden. Statt dich mit allen Vorteilen und Tools dieser Plattform zu erschlagen, folgen hier nun ein paar Empfehlungen für deine ersten Schritte. (Bei allem gilt: keine Panik! Vieles könnte für dich neu und ungewohnt sein. Geduld und Übung sind hier die richtigen Stichwörter. Sollte es trotzdem einmal Ruckeln und du kommst nicht weiter: Besuche  support.microsoft.com oder melde dich im Notfall bei deinem Power User oder unter support@njf.de)

Outlook

Wenn du diese Seite siehst, hat es mit der Anmeldung und dem Ändern deines Passwortes ja bereits geklappt. Falls es dir noch nicht aufgefallen ist: Du nutzt für deine Anmeldung eine E-Mail Adresse im Muster vorname.name@njf.de. Natürlich gehört zu dieser E-Mail Adresse auch ein Postfach. Dein Postfach und die Möglichkeit Mails zu schreiben findest du unter diesem Link: https://outlook.office.com/
Um deine Mails auch unterwegs Empfangen und Beantworten zu können, empfehlen wir die Outlook App fürs Smartphone.

Power User

Der Power User ist dein erster Ansprechpartner bei kleineren Fragen oder Problemen rund um deinen  O365/NJF – Account. Er erstellt neue Accounts in deiner Organisation und sorgt dafür, dass ihr zusammen produktiv arbeiten könnt. Der Power User kann dir beim ändern deines Passwortes helfen und beantragt die Löschung von nicht mehr benötigten NJF-Accounts. Er kann sich in einem Team mit anderen Power Usern austauschen und bleibt so immer auf den neusten Stand, was die Möglichkeiten und Tools dieser Plattform angeht. Sollte er nicht weiter kommen, kann er jederzeit das Support Team ansprechen – er ist das eigentliche Bindeglied zwischen dir, dem Enduser und der O365 Administration.

Microsoft Teams

Dieses Tool ist wirklich klasse und sollte dein erster Anlaufpunkt werden. Projektbezogene Kommunikation, gemeinsame Dateien, Notizen, Aufgabenplanung, Chats (privat oder in Gruppen), Anrufe und Video-Konferenzen (Besprechungen). Innerhalb von Teams findet also auch die inhaltliche Arbeit statt. Der Vorteil von Teams sind Themen bezogene Strukturen mit genauer Rechtevergabe. Zu Beginn ordnen wir dich automatisch einem Team zu, in dem alle Nutzer mit NJF-Account aus deinem Landkreis/deiner Kreisfreien Stadt aufgeführt sind. Aus diesem Kreis können sich dann neue Teams bilden. Beispiele für solche Personenkreise unter anderem: Leitung, Ausschuss, Fachbereich, Projektgruppe, Jugendforum. Wichtige Hinweise zur korrekten Benennung von Teams findest du weiter unten.
Und so gehst du am besten vor:

  1. Lade die Anwendung auf deinen Rechner
    https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software#desktopAppDownloadregion
  2. Lade Teams (optional aber empfohlen) auch auf dein Smartphone
    Teams steht für Android (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.teams&hl=de) und iOS (https://itunes.apple.com/de/app/microsoft-teams/id1113153706?mt=8) in den Stores als App zur Verfügung.
  3. Unterwegs auf fremden Rechnern (z. B. im Gerätehaus) geht es auch direkt im Browser unter diesem Link: https://teams.microsoft.com/

So könnte es dann aussehen:

 

Richtlinie für das Erstellen von neuen Teams

Mit Microsoft Teams kannst du ganz einfach „Virtuelle Räume“ erstellen – das ist super zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten, das Anlegen eines Archivs und einem Chat – um nur einige Vorteile zu nennen. Aber um sicher zu gehen, das auch nur Berechtigte Personen auf die Inhalte zugreifen können solltet ihr verschiedene Teams gründen. Um die Sache für alle einfacher zu machen (vor allem dem Support Team) haben wir uns Richtlinien dazu einfallen lassen. Wir erklären euch das mal am Beispiel der glorreichen Kreis-Jugendfeuerwehr Musterkreis, und an Mitgliedern der Bezirks-Jugendfeuerwehr Musterbezirk. Die KJF benötigt für folgende Bereiche jeweils ein Team: Leitung, Fachbereich Kasse, FB Öffentlichkeitsarbeit, für die Planung des Zeltlagers und als Special hat sich auf Bezirksebene eine Projektgruppe gegründet die sich mit neuen Wettbewerben beschäftigt. Worauf müssen wir achten?

Als erstes ist entscheidend, was sind wir? Es handelt sich um eine Kreis-Jugendfeuerwehr – das erste Keyword ist also KJF.

Zweitens, wo kommen wir her? Welchen Bereicht umfasst das Team? Hier ist es ein Team auf ebene der Kreis-Jugendfeuerwehr Musterkreis. Der richtige Begriff ist demnach Musterkreis.

Worum soll es in der Gruppe gehen, was ist das Thema? Nehmen wir das erste Beispiel – es soll eine Team für die KJF Leitung erstellt werden. Das dritte Wort zu Erstellung lautet Leitung.

Am Ende achtest du noch auf den Bindestrich vor dem Thema des Teams, das macht es für uns in der Administrierung einfacher – Danke dafür!

Die zu erstellenden Teams lauten demzufolge: KJF Musterkreis – Leitung

Etwas speziell ist es dann bei dem erstellen des Teams für die Projektgruppe, aber auch das bekommen wir hin. Zu erst, was sind wir? Wir sind eine Projektgruppe – nehmen wir also Projekt als erstes Wort. Weiter gehts mit dem Ort, bzw den Bereich. Hier sind wir in der Bezirks-Jugendfeuerwehr Musterbezirk – folglich kommt als zweite BJF Musterbezirk dazu. Als letztes fehlt uns dann noch des Thema des Teams. Wir wissen ja, im dem Team soll es sich um Wettbewerbe drehen – Wettbewerbe ist hier das Schlagwort. Vor dem Thema kommt noch der Bindestrich und Fertig ist unser Gruppenname Projekt BJF Musterbezirk – Wettbewerbe.

Die Teams, die wir erstellen müssen heißen demnach KJF Musterkreis – Leitung, KJF Musterkreis – Kasse, KJF Musterkreis – FB ÖA, KJF Musterkreis – Zeltlager und Projekt BJF Musterbezirk – Wettbewerbe. War doch gar nicht so schwer oder?

 

Nützliche Hinweise, wie Teams zu nutzen ist, sind hier zu finden. In Teams an sich sind unter „Hilfe“ ebenfalls Hinweise zu finden.

Das wäre für den Anfang erstmal alles. Bist du bereit für den nächsten Schritt mit weiteren Tipps und Tricks klicke hier.